練習問題の答えと理由
Practice Questions: Answers and Notes
本の各章の最後にある「答えと理由」と同じ内容です。先生用の採点の目安は、ここには載せません。
第1章：秘書検定のしくみと会社の基本
自己チェック
1-1
- 公益財団法人実務技能検定協会です。
- 3級は初歩的な秘書的業務を理解し、基本的な業務に必要な知識・技能を持つ程度です。2級では一般的な業務に必要な力を学びます。
- 技能が中心です。会議の資料を整える仕事に関係します。
1-2
- 理論と実技のそれぞれで60％以上です。
- 選択問題は選択肢から選び、記述問題は語句や文を自分で書きます。
- 年度・回・級・方式を特定し、日程・時間・形式・申込期間・確認日を記録します。
1-3
- 組織は共通の目的に向けて協力する人々の集団です。企業は商品やサービスを作り、売る組織です。
- 株式会社は株式で資金を集めます。株式は出資した人の権利を表し、株主は株式を持つ人や会社です。
- 25万円です。利益は計算上の金額で、売上代金の未回収などにより現金残高と異なる場合があります。
- 出典は資格対策授業の教材用集計例、期間は2025年4〜6月、単位は人、比較対象は2025年1〜3月です。
確認問題
Q1 正答はBです。理論・実技は各60％以上が必要です。Aは実技の結果を判定から外し、Cは平均で判定しています。Dは二領域の点を合計し、合計が120％以上かで判断していますが、合格基準は各領域60％以上です。
Q2 正答はAです。級・回・方式を決め、同じ対象の要項と日程を照合します。Bは前回の時間、CとDは別方式の条件を使っています。
Q3 正答はBです。理論の3領域は必要とされる資質・職務知識・一般知識です。A・Dはマナー・接遇、Cは技能を含みます。
Q4 正答はAです。120万円－92万円＝28万円です。Bは費用、Cは売上、Dは売上と費用を足した額です。
Q5 正答はAです。紙方式3級の枠は11:50〜13:50で、注意説明10分を含みます。Bは終了時刻が13:40で、注意説明10分も含めていません。CはCBT方式の時間です。Dは表1-2の紙方式3級の開始・終了時刻と異なります。
Q6 正答はDです。目標・内容・順序を実施前に決める働きは計画です。Aの調整は条件を合わせること、Bの組織は共通目的に向けた人々の集団、Cの評価は結果を目標や基準と比べることです。
練習
R1 答え：理論は必要とされる資質・職務知識・一般知識、実技はマナー・接遇・技能です。5領域を正しい区分に分けられていればよいです。
R2 答え：100万円－75万円＝25万円です。売上代金をまだ受け取っていない場合、利益が出ていても現金残高が少ないことがあります。
R3 答え：CBT2級は選択31問・記述2問の33問で100分、CBT3級は同じ問題数で90分です。どちらも理論・実技それぞれ60％以上が基準です。
R4 答え：出典、対象期間、単位、比較対象を示し、差は6人です。参加者数の変化は分かりますが、その理由は資料だけでは判断できません。
考えよう・グループで話そう
考えよう：売上代金を受け取る前に仕入れ代金や給料を支払う場合などに、利益と現金残高が異なることがあります。
グループで話そう：年度・回・級・方式、日程、時間、形式、申込期間、公式案内、確認日を記録すると、別の条件との混同を防ぎやすくなります。
ワークシート
ワークシート1-1は、形式・問題数・時間・合格基準が合い、紙方式の不明な問題数を推測していないか確認します。
ワークシート1-2は、5語の関係と計算式120－92＝28万円を確認します。
ワークシート1-3は、四つの情報と、資料から分かること・分からないことを確認します。
ワークシート1-4は、対象、出典、確認日、試験情報、申込期間がそろっているか確認します。
第2章：必要とされる資質―信頼・守秘・判断
自己チェック
自己チェック（1節）
1-1 事実と推測を分け、資料の日付や確認先を確かめます。
1-2 依頼者・内容・期限を所定の方法で記録し、閲覧できる人や保管場所も確かめます。
1-3 自分の権限を確かめ、必要なら責任者に相談します。
自己チェック（2節）
2-1 同じ意味ではありません。一つの資料に両方が含まれることはあります。
2-2 相手、目的、範囲、確認先です。返答と記録の方法も整えます。
2-3 送付を保留し、資料の管理者や責任者に確認します。
自己チェック（3節）
3-1 いいえ。場面や組織の指定に合わせる例として説明します。
3-2 相手の話を聞き、内容を確かめ、分からない点を質問します。必要な次の行動を伝えます。
3-3 「確認中」など、確定していないことが分かる表現を使います。
自己チェック（4節）
4-1 確認内容・確認先・次の連絡を伝え、約束できない時刻は示しません。
4-2 いいえ。所定の保管方法と閲覧者を確かめます。
4-3 まず担当者へ知らせます。事実と未確認の点を分けて、次の指示を受けます。
確認問題
確認問題
Q1 正答はBです。予定情報は共有範囲が不明なら、相手・目的・権限を確認して責任者に相談します。Aは必要な応対と記録を欠き、Cは必要性を確認せず、Dは名乗りだけで開示を決めているため誤りです。
Q2 正答はBです。誤送信に気づいたら、担当者へ速やかに報告し、指示と対応を記録します。Aは削除の結果が分かるまで報告を遅らせ、Cは第一報の後に履歴を消して記録を失わせます。Dは受信確認まで担当者への報告を遅らせます。
Q3 正答はDです。共有範囲が不明なので、資料管理者に可否と方法を確認します。Aは共有許可を得る前に個人端末へ複製し、Bは知人であることを許可とみなし、Cは名前を隠せば資料全体を共有できると決めています。
Q4 正答はBです。身だしなみは場面と組織の指定に合わせます。Aは一律の決まりに広げ、Cは国籍で服装を決めつけ、Dは外見を判断の基準にしています。
Q5 正答はBです。時刻・送信先・資料名・確認状況を報告します。Aは資料と確認状況がなく、Cは時刻と発生事実が不足し、Dは事実の代わりに理由と感想を述べています。
Q6 正答はDです。共有可否を確認してから返事をすると伝えます。Aは未確認の送付を約束し、Bは依頼を記録せず、Cは保留中の状況と次の連絡を依頼者に伝えません。
練習
R1 身だしなみは、訪問先や役割、組織の指定に合うよう整えることです。個人の好みは本人が選ぶ色や形などで、場面の条件とは分けて考えます。
R2 例：相手、目的、共有範囲、確認先です。必要に応じて資料の表示と送付方法も確かめます。
R3 例：「資料の共有範囲を確認してからご案内します。確認先に相談し、改めて連絡いたします。」保留の理由と次の行動があれば、表現の違いは認めます。
R4 次の仮定を置いた報告例：「10時ごろ、会議案内を学外のBさんへ送信しました。宛先とファイル名は確認済みですが、相手が開いたかは未確認です。次の対応をご指示ください。」判明した事実と未確認の点を分け、指示を求めていれば認めます。
考えよう・グループで話そう
資料が校内授業用であることと、依頼者が送付を希望していることは確認済みです。本人確認、写真の範囲、外部共有の可否、送付方法は未確認です。資料の管理担当に、共有できる範囲と手順を尋ねます。グループでは、引継ぎに必要な項目を選び、関係者だけが組織の決めた場所で記録を見る方法を考えます。個人の属性で一律に決めず、場面と本人の希望を確かめます。
ワークシート
ワークシート
記入例では、目的は授業の参考、資料表示は校内授業用です。相手・範囲・方法は未確認とし、資料管理担当へ照会します。返答と記録は所定の方法に従います。自分の表には、事実と未確認を分けて記入します。保留文に理由・確認先・次の連絡を含めます。
第3章：職務知識―上司を支える仕事と範囲
自己チェック
自己チェック
1節
- 情報・予定・連絡・準備を整え、上司が本来の職務を進められるよう支えます。
- 補佐は情報や準備を助けること、決定は権限を持つ人が行うことです。
2節
- 影響、依存関係、必要な情報などです。
- 一つの作業の前に別の作業が必要となる関係です。
3節
- 役割や指示で任された範囲の中で、自分で決めてよい内容です。
- 目的、完了作業、残り、期限、確認先、資料の場所などです。
4節
- 目的、期限、完成形、優先順位、確認先などから四つです。
- 進み具合、理由や確認状況、次の行動を伝えます。
確認問題
確認問題
Q1 正答はBです。予定変更の影響を確かめ、優先する順を上司に相談します。Aは変更を記録せず、Cは比較前に作業を半分ずつ進め、Dは資料整理を先にすると自分で決めています。
Q2 正答はCです。資料では納期を確認できないと伝え、確認先を上司に相談します。納期そのものが未決定だとは断定しません。Aは過去例から納期を確約し、Bは上司への確認前に回答し、Dは依頼を記録せず必要な確認もしていません。
Q3 正答はAです。変更後の部屋と決定者を確認してから案内を作ります。Bは前回の情報を今回も使えると決めつけ、Cは参加者へ決定を委ね、Dは確認前の誤った案内を送る可能性があります。
Q4 正答はBです。目的、完了した作業、残っている作業、期限が分かれば、次の担当者が続けやすくなります。Aは残りの作業と期限がなく、Cは残りの作業と期限がなく、Dは目的・完了状況・残りの作業が分かりません。
Q5 正答はDです。候補を調べた後、決定権がある人に予約の可否を確認します。Aは前回の部屋が空いていると確かめず、Cは予約の権限を確認せずに確定しています。Bは依頼された候補調査を行いません。
Q6 正答はCです。遅れと現在の状況を先に報告し、確認中の内容と次の行動を伝えます。Aは完了まで報告を待ち、Bは上司への共有を遅らせ、Dは事実を確かめる前に結論を決めています。
練習
R1 答えの例：目的、期限、完成形、優先順位、確認先。四項目が含まれていればよく、別の言い方も認めます。
R2 期限は終える時点です。影響は困る人や仕事、依存関係は先に必要な作業です。三つの軸と説明が合えばよいです。
R3 答えの例：「会議は10時30分開始で、8名への案内は10時までです。部屋が決まらないと参加者が会場を知らず、開始に遅れるおそれがあります。候補を会議担当者へ示して決定後すぐに案内し、来客資料は11時までに印刷する案です。この順でよいでしょうか。」期限・影響・先行作業を含め、提案を決定と区別していれば認めます。
R4 答えの例：「資料で納期を確認できませんでした。担当者に確認し、分かり次第ご連絡いたします。」未確認の内容を約束せず、次の行動を示していればよいです。
考えよう・グループで話そう
考えよう：先に必要な作業があるか、遅れた場合に誰の仕事が止まるか、期限を動かせるかを確かめます。依存関係のある作業を先に確定しないと、後の作業を正しく進められない場合があります。
グループで話そう：目的・期限・完成形・優先順位・確認先を伝えると、どの結果をいつまでに作るかが分かります。条件が不足すると、依頼した人が考える完成形と、受けた人の作業がずれることがあります。
ワークシート
ワークシート
ワークシート3-1は、三つの期限、遅れたときの影響、先に必要な確認を別々に書けているかを見ます。会議室変更の最終決定をサリタが行う答案にはしません。
ワークシート3-2は、確認した事実、影響、自分の提案、上司に決めてほしいことを区別します。提案の理由が期限・影響・依存関係のいずれかに結び付いていることを確かめます。
ワークシート3-3は、完了と未完了を分け、期限・確認先・資料の場所を書きます。次の担当者が次の作業を特定できれば、別の表現でもかまいません。
第4章：マナー・接遇1―敬語の3分類と5分類
自己チェック
1節
- 文を聞く人、または読む人です。
- 行為者は学生です。行為の向かう先は田中先生です。聞き手はクラスメイトです。
- 「伺う」は行為の向かう先を立てます。「参る」は話し手側の行為を聞き手に丁重に述べます。
2節
- 尊敬語・謙譲語・丁寧語です。
- 資料を見る行為者である先生を高く述べています。
- 丁寧語です。
3節
- 話し手側などの行為の向かう先です。
- 聞き手・読み手です。
- ものごとを美化する働きです。
4節
- 行為者・話題の人物である先生です。
- 行為者は私、会う相手は先生です。
- 別です。聞き手はクラスメイト、行為の向かう先は取引先です。
確認問題
Q1 正答はAです。従来の謙譲語はIとIIへ分かれ、旧丁寧語に含めていた表現の一部は丁寧語・美化語として整理されます。Bは尊敬語を分けており、謙譲語の整理が違います。Cは謙譲語の分類先と美化語の扱いが違います。Dは分ける分類を取り違えています。
Q2 正答はBです。「拝見する」は、相手側から受け取った資料を見る行為の向かう先を立てる謙譲語Iです。Aは自分の行為に尊敬語を使い、Cは謙譲語の『拝見する』に尊敬語の『なさる』を重ね、Dは「見る」ではなく「見せる」という別の行為です。
Q3 正答はDです。「伺う」は行為の向かう先である田中先生を立てる謙譲語Iです。Aの「参る」は聞き手に丁重に述べますが、先生を向かう先として立てる働きではありません。Bの「行ってまいります」は、行って戻る動きを聞き手に丁重に述べますが、田中先生を向かう先として立てる表現ではありません。Cは行為者を田中先生に変えています。
Q4 正答はCです。「申し上げる」は自分の意見を田中先生へ向けて伝える謙譲語Iです。Aは先生から意見を聞く行為、Bは「伝える」という普通の形、Dは伝える相手をサリタに変えています。
Q5 正答はBです。「お持ちする」は、持って行く行為の向かう先を立てる謙譲語Iです。Aは資料を持っている状態を述べ、取引先へ持って行くことを表しません。Cの「持って参る」は、持参する動作を表しながら聞き手に丁重に述べる謙譲語IIです。Dは行為者を取引先の人に変え、尊敬語を使っています。
Q6 正答はCです。「先生が資料をご覧になる」は、見る行為者である先生を高く述べています。Aは行為者を先生から私へ変え、自分の行為に尊敬語を使っています。Bは先生の見る行為に謙譲語Iを使い、先生を高く述べる尊敬語になっていません。Dは「先生が」とあるのに、話し手側に用いる謙譲語IIの形を先生の行為に使っています。
練習
4-1 答えの例：3分類は尊敬語・謙譲語・丁寧語です。尊敬語は尊敬語のままです。旧謙譲語は謙譲語Iと謙譲語IIに分かれます。旧丁寧語に含めていた表現の一部は、丁寧語と美化語に整理します。三つの枝と、I・IIの働きの違いが説明できていれば合っています。
4-2 答えの例：サリタに「田中先生にお目にかかります」と話します。行為者は私、聞き手はサリタ、会う相手は田中先生です。先生に向かう行為を立てる謙譲語Iになっていれば合っています。
4-3 答えの例：「当社の部長が申しておりました。」行為者は自社の部長、聞き手は社外の人です。自社側の人を社外の相手に対して立てないため、尊敬語を使いません。
4-4 答えの例：「私が先生から受け取った資料を拝見します。」先生側の資料を見る行為の向かう先を立てる謙譲語Iです。「私」であることだけを理由にせず、場面に示された資料の出所と確認相手を根拠にします。
考えよう・グループで話そう
考えようは、聞き手と向かう先が別の人物として示され、謙譲語Iを選ぶ理由が説明できていれば合っています。グループでは、「伺う」が向かう先を立て、「参る」が聞き手に丁重に述べる点を、例文の人の関係に沿って説明できているかを確かめます。
ワークシート
ケースカードの「先生が伺います」は行為者が先生になっており、訪問するラジャンの行為を表せません。答えは「私が田中先生の研究室へ伺います」です。「伺う」は田中先生へ向かう訪問を表す謙譲語Iです。資料を届ける条件はこの課題にありません。
ワークシート4-1のアは「行為者＝ラジャン、聞き手＝サリタ、話題人物＝田中先生、向かう先＝田中先生」です。普通文は「私が先生の研究室へ行きます」、敬語表現は「私が田中先生の研究室へ伺います」です。イは先生が行為者で、尊敬語を使います。ウはラジャンの自己紹介で、受付担当者を聞き手とし、「私はラジャンと申します」とします。
ワークシート4-2は、例のように3往復の中で、訪問する人がラジャンであること、聞き手のサリタと行為の向かう先の田中先生が別であること、謙譲語Iを選ぶ理由が分かれば合っています。「資料を伺う」のように、物を訪問先のように扱う表現は、意図する行為に合うように直します。
ミニ会話
場面1は「伺います」、場面2は「ご覧になります」「拝見します」が例です。聞き手・行為者・向かう先が表現と合っていれば、ほかの文も認めます。
第5章：マナー・接遇2―電話と来客応対
自己チェック
1節
- 伝言用の紙と筆記具です。担当者名や在席確認の方法も用意・確認します。
- 相手に聞き直し、聞こえた内容を復唱して合っているか確かめます。
- 相手の氏名・所属と用件、担当者の在席、取次ぎできるかを確かめます。
2節
- 確認する内容と、少し待ってもらうことを伝え、了承を得てから保留にします。
- 相手が伝えた番号を記録し、聞き取れない箇所はその場で尋ねて復唱します。
- 「午後」という希望を記録し、具体的な時刻は確約しません。
3節
- 来客の氏名、訪問先、約束の有無です。訪問先の担当者へ連絡することも確かめます。
- 担当者へ確認します。案内場所の指定や待つ場所を受付だけで決めません。
4節
- 聞いた内容を声に出して繰り返し、合っているか確かめることです。
- 空欄のままにせず「未確認」と記し、担当者にも知らせます。
確認問題
Q1 正答はCです。聞き取れない氏名・電話番号は推測せず、その場で聞き直して復唱します。Aは推測し、Bは連絡先が欠け、Dは本人確認なしで情報を補っています。
Q2 正答はAです。不在時の伝言には相手・連絡先・用件・折返し希望を記録します。Bは許可なく連絡先を開示し、Cは口頭だけで記録せず、Dは用件や希望を聞いていません。
Q3 正答はAです。確認の目的を伝え、相手の了承を得てから保留にします。Bは無言で保留にし、Cは在席確認前に取次ぎを約束し、Dは相手に電話を切らせたうえ受付が時刻を決めています。
Q4 正答はAです。担当者へ連絡し、指定場所へ案内してから到着を知らせて引き継ぎます。Bは担当者への連絡を後回しにし、受入れを確認できません。Cは約束の確認前に案内しています。Dは担当者の在席を確かめず来客だけで移動させています。
Q5 正答はDです。「午後」は希望として、相手が伝えた番号と一緒に担当者へ渡し、時刻は未確定と伝えます。Aは指定されていない時刻を約束し、Bは希望を記録せず、Cは内線番号を外線の折返し先にしています。
Q6 正答はBです。訪問者から名乗って名刺を差し出し、相手の名刺は両手で受け取って扱いに注意します。Aは訪問者から名乗ることをしていません。Cは受け取った名刺をすぐしまい、Dは相手が読み取れるよう丁寧に扱う点がありません。
練習
5-R1 例：日時、相手の所属・氏名、電話番号、用件、希望する対応です。受けた人や担当者を挙げてもよいですが、相手と連絡先、用件、希望が含まれていることを確かめます。
5-R2 例：氏名・訪問先・約束を確認し、訪問先の担当者へ連絡します。指定された場所へ案内し、到着後に担当者へ知らせます。確認、連絡、案内、到着の共有が順につながっていれば別の表現も認めます。
5-R3 例：「恐れ入ります。お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか。」聞き直す内容が分かり、丁寧な言い方になっていれば合っています。
5-R4 例：「お電話ありがとうございます。模擬企業の受付、サリタです。会社名とお名前を伺えますか。担当者はただいま席を外しております。資料の確認を希望されているのですね。今お聞きした番号は＿＿・＿＿・＿＿で間違いないでしょうか。午後の折返しをご希望ですね。時刻は受付で決められないため、希望として担当者へ申し伝えます。」会社・氏名を聞き、相手が伝えた番号、用件、希望を一つずつ読み返して確認を求めることを見ます。空欄は相手の回答で埋め、未確認項目は推測しません。
考えよう・グループで話そう
考えようでは、急いでいる相手に配慮する言葉と、聞き取れなかった番号を明確にする質問の両方があるかを見ます。番号を誤ると折返しができず、別の相手へつながることもあります。分からない数字を空欄にして確認を続ける案も認めます。
グループでは、電話なら相手・用件・番号・希望、来客なら氏名・訪問先・約束・担当者の受入れを確認できているかを見ます。情報が抜けたときの行き違いを、場面に沿って説明できれば十分です。
ワークシート
ワークシート5-1 穴埋めの答えは「推測」「復唱」「希望」「希望」です。完成例では会社・氏名と番号が未確認です。相手に尋ねて復唱してから記入し、「午後」は希望のまま記録します。
ワークシート5-2 氏名・訪問先・約束を確認し、担当者へ連絡して指定された場所へ案内し、到着後に知らせます。部屋を独自に決めていないことも確かめます。
第6章：マナー・接遇3―席次・慶事・弔事
自己チェック
1節
- 入口、出入口、机や椅子の配置などです。
- 本人の希望を聞き、主催者へ相談します。
2節
- 入口が一つで、別の希望・指定がない場合です。
- 車種、運転者、人数、本人や主催者の希望です。
3節
- 行事名、日時、会場、主催者などです。
- 贈答の有無や方法を、主催者へ確かめます。
4節
- 確認中として担当者へ確認します。
- 会場、返答先、服装などです。
確認問題
Q1 正答はDです。入口・配置・役割・主催者の希望を確認します。Aは役職だけ、Bは確認を省き、Cは一例を固定しています。
Q2 正答はAです。主催者に指定を確認し、未確定の形式は断定しません。Bはよくある形式を確認せずに選び、Cは形式と服装の確認を省き、Dは自分の知識を標準として扱います。
Q3 正答はBです。入口から遠い席は候補として示し、希望を聞いて調整します。Aは希望を無視し、Cは優先する根拠がなく、Dは会場条件を見ていません。
Q4 正答はBです。車種・乗員数・運転者・本人や主催者の希望を確かめます。Aは車種と運転者を確認せず、Cは乗員数を確認せず、Dは乗車する人の役割を確認していません。
Q5 正答はAです。祝儀袋・不祝儀袋や表書きは行事や宗教形式、主催者の指定を確かめて選びます。Bは水引や表書きを一律に決め、Cは宗教形式を確認せず、Dは祝いの種類と主催者の意向を確かめていません。
Q6 正答はBです。中元の時期や方法は地域・組織・相手の希望で異なるため、担当者に確認します。AとCは一律の日付を決めつけ、Dは確認前に手配しています。
練習
R1 答えの例：入口・机の配置、参加者の役割、本人や主催者の希望。会場と人の条件を含む三点を見ます。
R2 行事名、日時、会場、主催者、連絡先、返答先などから三点です。
R3 答えの例：「宗教形式と服装の指定を確認してもよろしいですか。」未確定事項を断定せず、指定を尋ねていれば認めます。
R4 答えの例：席1は来客A、席2は学校側の主催者、席3・4は学校側の担当者、席5は入口に近い席を希望した来客Bの候補にします。主催者の指定と通路の安全を確認し、合わない場合は全員分を組み直します。五人の配置と変更条件二つが示されていることを見ます。
考えよう・グループで話そう
考えよう：本人へ希望する場所と移動のしやすさを聞きます。入口から遠い席は候補として説明します。希望を主催者へ伝え、案内図の調整を相談します。本人の希望を無視して役職順に決めないことが大切です。
グループで話そう：行事名、日時、会場、主催者、返答先、締切を確かめます。慶事では祝意・贈答の希望、弔事では宗教形式・服装などの指定も確認します。組織の手順と本人の希望が異なるときは、両方を伝えて担当者に相談します。
ワークシート
ワークシート
- 1：確定事項と未確認事項が分かれ、確認先が書かれていること。席次案では会場と参加者の希望を含めます。
- 2：席を候補として示し、配置の理由と変更条件を説明すること。希望確認前に固定していないこと。
- 3：行事名・日時・会場・主催・連絡先・返答期限がそろうこと。未確認の形式や贈答は確認中として担当者へ戻すこと。
- 4：主催者への質問が具体的で、案内の事実情報と祝意・弔意を混同していないこと。
第7章：技能1―社内文書・社外文書
自己チェック
1節
- 何を知らせるか、だれが読むか、読んだ人に何をしてほしいかです。
- どの会議か、変更後の日時などです。会議名、変更前後の日時、対象者、必要な行動から二つ挙げていれば合っています。
- 社内文書は同じ組織の人、社外文書は組織の外の人や団体に伝えます。
2節
- 日付、宛先、差出人、件名、本文です。
- 読み手がいつまでに対応するかが分かります。
- 変更前と変更後の日時です。
3節
- 日付、宛名、差出人、件名、本文、結びです。
- ファイル名、内容、版、宛先、共有してよい範囲を確かめます。二つ挙がっていれば合っています。
- 受け取った文書を担当者に渡したか、いつ誰に送ったかを確認するときに役立ちます。
確認問題
Q1 正答はCです。変更前後の日時と対象者、必要な行動を示します。Aは元の日時がなく、Bは読み手にしてほしい行動がありません。Dは変更前の日時を示さず、変更前の予定と比べられません。
Q2 正答はBです。今回の宛先・件名・本文・ファイルと共有範囲を確認します。Aは共有範囲の確認が送信後になり、Cは前回の宛先や資料に頼っています。Dは今回の宛先と実際に添付したファイルを照合していません。
Q3 正答はAです。「取引先ご担当者様」は文書を受け取る相手を示す宛名です。Bは用件の見出し、Cは本文の前のあいさつ、Dは一緒に送るファイルを指します。
Q4 正答はCです。文書は種類と目的に合う部品を選びます。Aは宛先だけで同じ形式にするとし、Bはすべてのメールに紙文書の結びを求めています。Dは紙の社外文書で相手と差出人を示さないため不適切です。
Q5 正答はDです。受領日時・宛先や内容・担当者への引渡しを記録すると、文書の経過をたどれます。Aは受領日時がなく、Bは引渡し先が確認できず、Cは引渡しの記録を残していません。
Q6 正答はCです。「拝啓」に対応する結語は「敬具」です。別記がある場合は「記」の下に項目を並べ、「以上」で結びます。Aは結語を省き、Bは前文・末文と記書きの位置を混同し、Dは頭語と結語の組合せを取り違えています。
練習（記述）
実技R1 答えの例：目的、読者、読み手にしてほしい行動です。三点が区別できていれば合っています。
実技R2 答えの例：日付、宛名、差出人、件名、本文、結びです。六つの基本部品が挙がっていれば、順番は問いません。
実技R3 答えの例：「商品資料確認会の予定を変更します。元の開始は10月30日14時、新しい開始は翌日10月31日10時30分です。会場は会議室Bです。参加予定者8名は予定表を更新してください。質問は担当窓口へお願いします。」変更前後の日時、対象、行動、問い合わせ先があれば、別の簡潔な表現も認めます。
実技R4 答えの例：「取引先 ご担当者様。件名：商品資料確認会の資料送付。商品資料確認会の資料（会議資料_v2.pdf）を添付いたします。ご確認ください。ご質問は担当窓口へお問い合わせください。会議担当」宛名、件名、目的、添付名、問い合わせ先が分かり、送信前に宛先・添付・共有許可を確認すると書けていれば合っています。
考えよう・グループで話そう
読み手が必要とする情報、宛先ごとの共有範囲、誤解や誤送信の可能性を挙げ、文面の分け方と理由を説明できていれば合っています。件名に会議名や変更の用件を置き、本文に前後の日時・会場・依頼を記す案が考えられます。
ミニ会話
場面1では、変更前後の日時、会議名、参加者の行動が伝わる表現を選べていれば合っています。場面2では、宛先、共有許可、添付名・版を確認する言葉が入っていれば合っています。
第8章：技能2―ファイリング・資料管理
自己チェック
1節 1. いいえ。資料を探し、内容も確かめます。 2. 資料を分ける共通基準です。 3. 検索と照合がしやすくなります。
2節 1. 資料情報と保管場所です。 2. 会議名・日付・資料名などです。 3. 誤使用や探し直しにつながります。
3節 1. 資料名・利用者・貸出日・返却予定日です。 2. いいえ。返却後に記録します。 3. 管理担当や責任者に規則を確認します。
4節 1. いいえ。共有範囲を確認します。 2. 資料名・版・保存期間などです。 3. 台帳で借り手と返却予定を確認します。
確認問題
Q1 正答はCです。共通の分類・命名・索引で探せます。Aは更新日がなく版を見分けにくいです。Bは人によって表記・場所が変わります。Dは複製間の更新がずれるおそれがあります。
Q2 正答はCです。保存規則を管理担当に確かめます。Aは更新日と保存期間を同じものとして扱い、Bは利用者の希望だけで共有範囲を広げ、Dは承認権限があるか確認せず処理を決めています。
Q3 正答はCです。資料名・日付・版・分類・場所を共通欄に記します。Aは並び方が混在します。Bは資料名・版・場所がありません。Dは同名資料を区別できません。
Q4 正答はDです。目的・同意・共有範囲を確認し、必要項目だけ残します。Aは公開範囲を確かめません。Bは記録がなく、Cは推測属性を加えます。
Q5 正答はAです。利用者・確認日・返却見込みを残して所在を確かめます。Bは返却未確認です。Cは別資料の履歴を混ぜます。Dは所在を探す手掛かりを消します。
Q6 正答はBです。月を順に線で結ぶと増減の流れが見えます。Aは構成比向けです。Cは項目間の数量比較です。Dは表で値を確認する形です。
練習
8-1（R1） 資料名・利用者・貸出日・返却予定日です。
8-2（R2） 正式保管場所・版・更新履歴・担当や承認状況から二つ。「最終」だけで判断しません。
8-3（R3） 例：「価格確認表v1の返却予定日を過ぎています。返却予定を教えてください。」
8-4（R4） ワークシート8-3の例を参照。分類・命名・索引・版・貸出・共有・規則確認先を含めます。
考えよう・グループで話そう
利用者が探す索引語と、共有範囲を守る確認方法を理由とともに示します。
ミニ会話
- 場面1：版・更新履歴・正式な保管場所を確かめます。
- 場面2：責任者に保存規則を聞き、指示まで保管します。
第9章：会議とスケジュール管理
自己チェック
1節 1. 会議後に決めることや作業が分かり、議題・参加者を選べます。 2. 必要な知識・決定権・作業を持つ人です。 3. 会議名・目的・日時などから三つです。
2節 1. 開始時刻までに設営できるか判断します。 2. 項目・値・単位・凡例・目的です。 3. 不足数と代替案、開始への影響を報告します。
3節 1. いいえ。要点・決定・次の作業を記します。 2. 作業・担当・期限です。 3. 未決内容・確認担当・時期です。
4節 1. 会場の使用時刻と設営時間です。 2. 変更前後・対象・場所など三つです。 3. 日時・場所・準備物を案内と照合します。
確認問題
Q1 正答はBです。目的・議題・出席者・日時・会場・資料を確認します。Aは目的と参加者を当日に回します。Cは目的を共有しません。Dは参加者の予定を見ません。
Q2 正答はDです。決定・保留、担当・期限を分けます。Aは賛成の多さだけで合意を判断し、担当と期限を残しません。Bは提案・合意・確認作業を区別せず、Cは反対がないことだけで案を決定扱いし、担当と期限を後回しにします。
Q3 正答はCです。不足数・代替案・影響を担当者へ報告します。Aは会議後まで報告せず、Bは代替品をそろえるまで第一報をせず、Dは相談前に開始時刻を変えます。
Q4 正答はAです。合意済みの作業・担当・期限を記録します。Bは決定を保留にします。Cは担当を置き換えます。Dは合意を未決に戻します。
Q5 正答はAです。参加者の予定と会場の利用・設営条件を確認します。Bは会場条件がありません。Cは参加者の都合がありません。Dは会場時間がありません。
Q6 正答はDです。月を横軸、人数を縦軸にし、0から同じ目盛りで12・15・18人の順に示します。Aは12・15・18人を10・20・20人の位置に置き、元の人数を正しく示しません。Bは5月と6月の値を逆にし、Cは軸を逆にしています。
練習
9-1（R1） 目的・議題・出席者・日時会場・資料機器から五つです。
9-2（R2） 決定事項は合意して実行する内容、保留事項は未決で次に確認する内容です。
9-3（R3） 参加者の予定、会場使用・設営時刻、移動や次の予定への影響から三つです。
9-4（R4） 例：「10月30日の候補は全員の予定と設営条件に合いません。別日を確認してよいでしょうか。」成立しない理由と確認提案を含めます。
考えよう・グループで話そう
案を決定と混同せず、合意の有無や確認先を示します。予定・会場・残る議題を集め、責任者へ伝えます。
ワークシート
- 数量確認：資料1点、筆記具2点、会場表示1点で計4点不足。椅子とプロジェクターは足ります。代替案と開始への影響を報告します。
- 準備チェック：目的・議題、出席者、日時・会場、資料・機器、事後作業を確かめます。
- 議事記録：青表紙と説明順は決定事項。印刷部数は未決で、サリタが必要数を調べ10月29日に報告します。次回会議は候補扱いです。
- 候補判定：14時はミンが授業、会議室は14時30分からの使用となり、14時開始の会議に必要な設営ができません。15時はラジャンが授業で、会場も15時からのため準備できません。どちらも成立しません。
- 自分で書く：成立しない理由と、別日確認の依頼を明確にします。
ミニ会話
候補は予定と設営条件を確認してから案内します。未決事項は内容・担当・期限を分けて記録します。
第10章：3級・2級の総合演習
自己チェック
1節 1. 五つです。資質、職務知識、一般知識、マナー・接遇、技能です。 2. 資質・職務知識・技能などから二つ挙げます。
2節 1. 事実・希望・不明点です。 2. 優先順位と自分の決定範囲を分けるためです。
3節 1. 設問の向きです。 2. 条件に合わない肢を理由とともに除きます。
4節 1. 事実・確認中の点・求める判断です。 2. 設問と場面の条件に照らします。
確認問題
Q1 正答はCです。誤送信を記録して担当者へ報告し、指示に沿って範囲を確認します。Aは報告を会議後に延ばします。Bは未確定の会場を決定済みとして案内します。Dは範囲を確かめる前に回収を依頼します。
Q2 正答はDです。設問条件・相手・目的・必要情報・表現を順に照合します。Aは期限・必要行動の確認がなく、Bは相手に合う表現を見直さず、Cは事実・必要情報を再確認しません。
Q3 正答はAです。期限と影響を整理したうえで、決定権のある会議担当者へ確認します。BとDは権限を確かめずに自分で決め、Cは希望と表現だけを見て確認を後回しにします。
Q4 正答はBです。来客と約束先を確認し、受付手順で担当者へ連絡します。Aは未確定の会場変更を案内し、Cは共有範囲を確認せずに資料を渡し、Dは担当者への連絡を遅らせます。
Q5 正答はAです。この計算例では売上以外の収益を省き、売上150万円からそれに対応する費用108万円を引くので、利益は42万円です。売上代金の未回収や支払時期により、利益と現金残高は異なることがあります。Bは売上と費用を足し、Cは利益を現金残高と同じとし、Dは費用を利益としています。
Q6 正答はBです。売上・費用・利益は会社の収支の基本に関わる一般知識です。Aの必要とされる資質は判断力など、Cの職務知識は上司の補佐や仕事の範囲、Dのマナー・接遇は話し方や応対などを扱います。
練習
10-1（R1） 例：確定事実は資料の誤送信、未確認事項は送信先・資料範囲、期限は会議開始10時、自分でできるのは記録・第一報、確認先は担当者です。会場条件は電話の相手に尋ねます。
10-2（R2） 設問の向きと、選択肢が条件に合う根拠です。
10-3（R3） 例：「資料を別の宛先へ送りました。送信先と範囲は確認中です。対応をご指示ください。」事実・確認中・依頼があれば認めます。
10-4（R4） 誤送信の報告・記録、会場条件の確認、確定後の共有、受付手順による来客連絡を含めます。根拠があれば並行や別順も認めます。
考えよう・グループで話そう
10-1 新会場・適用時刻・対象者を相手に尋ね、決定者に確認します。未確定の案内は誤移動や遅刻につながります。
10-2 誤送信を記録・続報し、来客到着は受付手順で約束先へ伝えます。回収・共有範囲は担当者へ確認します。
10-3 例：「資料を別の宛先へ送り、担当者へ報告しました。送信先・範囲は確認中です。会場変更の新しい部屋も未確定です。確認後の案内を相談します。来客到着は約束先へ伝えます。」事実・不明・相談が分かれれば認めます。
10-4 報告・記録、会場確認、来客を担当者につなぐ流れです。条件に合う別順も認めます。