専門用語リスト
Glossary
各章の専門用語を、章の順に並べています。本の用語リストと同じ説明です。
はじめに
- 秘書検定 / secretary skills examination (descriptive translation)：公益財団法人実務技能検定協会が実施する、秘書技能を審査する検定です。
- 審査基準 / examination criteria：実施団体が、級ごとに求める知識・技能の範囲や程度を示す資料です。
- CBT / computer-based testing：コンピューターを使って試験を受ける方式です。
第1章：秘書検定のしくみと会社の基本
- 理論 / theory：秘書検定の筆記試験で、必要とされる資質・職務知識・一般知識を扱う領域です。
- 実技 / practical skills section：秘書検定の筆記試験で、マナー・接遇・技能を扱う領域です。
- 選択問題 / multiple-choice question：複数の選択肢から、設問に合う答えを選ぶ問題です。
- 記述問題 / written-response question：設問に対して、語句や文を自分で書いて答える問題です。
- ペーパー方式 / paper-based test：紙の問題用紙を使って受験する方式です。
- 組織 / organization：人々が協力して、共通の目的の達成を目指す集団です。
- 企業 / company：商品やサービスを作り、売る組織です。
- 株式会社 / joint-stock company：株式会社は、株式を発行して出資を集める会社です。株主が一人の会社もあります。株主は、出したお金の範囲で責任を持ちます。
- 株式 / share / stock：株式は、会社がお金を集めるために出す、出資した人の権利を表すものです。
- 株主 / shareholder：株主は、株式を持っている人や会社です。
- 売上 / sales (revenue)：売上は、商品やサービスを売って得た金額の合計です。かかった費用はまだ引いていません。
- 費用 / expense：費用は、仕事をするためにかかったお金です。例：売れた商品の仕入原価、給料、家賃。
- 利益 / profit：利益は、収益から費用を引いた金額です。計算で出す数字で、現金とは同じではありません。
- 経営 / management：目的をもつ組織が資源を使い、価値を生み出し続ける活動です。
第2章：必要とされる資質―信頼・守秘・判断
- 必要とされる資質 / required qualities：秘書的な仕事を行うために求められる判断力・記憶力・表現力・行動力などの力です。
- 機密 / confidential information：共有する相手や方法が決められ、外部に知られないよう管理する情報です。
- 守秘 / confidentiality：知った情報を、定められた相手と目的の範囲で扱い、許可なく外へ伝えないことです。
- 個人情報 / personal information：個人情報は、生きている特定の人を識別できる情報などです。ほかの情報と簡単に照合して分かる場合も含み、氏名、本人が分かる顔写真、氏名と組み合わされた住所、本人を識別できるメールアドレス、法律で定める個人識別符号などが例です。
- 権限 / authority：仕事や情報の扱いについて、自分で決めたり実行したりできる範囲です。
第3章：職務知識―上司を支える仕事と範囲
- 職務知識 / job knowledge：秘書的な仕事の機能と、上司の仕事との関係についての知識です。
- 補佐 / assistance：上司が仕事を進められるよう、必要な情報・準備・連絡を助けることです。
- 指示 / instruction：仕事の目的や方法について、担当者から示される内容です。
- 優先順位 / priority：複数の仕事を、期限・影響・依存関係などを比べて進める順です。
- 期限 / deadline：作業や回答を終える日や時刻です。
- 裁量 / discretion：役割や指示の範囲で、自分で決めてよい内容です。
- 引継ぎ / handover：仕事の状況や次の作業を、別の担当者へ伝えることです。
- 進捗 / progress：作業が計画に対してどこまで進んだかを示す状態です。
第4章：マナー・接遇1―敬語の3分類と5分類
- 尊敬語 / honorific language：行為者や持ち主など、話題の人物を高く位置付けて述べる敬語です。
- 謙譲語 / humble language：自分側の行為などを低く述べる敬語の総称です。謙譲語Iは、その行為の向かう先（人や場所など）を高く位置付けます。聞き手と向かう先は同じとは限りません。謙譲語II（丁重語）は、話し手側の行為やものごとを聞き手・読み手に対して丁重に述べます。
- 謙譲語I / humble language I：話し手側の行為の向かう先（人や場所など）を高く位置付ける敬語です。向かう先は聞き手と同じとは限らず、聞き手と別の第三者を立てる場合もあります。
- 謙譲語II（丁重語） / humble language II：自分側の行為やものごとを、話や文章の相手に対して丁重に述べる敬語です。
- 丁寧語 / polite language：話や文章の相手に対して、丁寧に述べる敬語です。
- 美化語 / beautifying language：ものごとを美化して述べる敬語です。
- 接遇用語 / service expressions：来客や電話の相手に応対するときに使う表現です。
第5章：マナー・接遇2―電話と来客応対
- 内線 / extension number：同じ組織内の電話をつなぐ番号です。
- 取次ぎ / call transfer：電話や来客の用件を確かめ、担当する人へつなぐことです。
- 保留 / hold：すぐに返答・取次ぎをせず、相手に伝えて待ってもらうことです。
- 伝言 / message：その場にいない人へ伝えるために、相手・用件・連絡先などを記録した内容です。
- 受付 / reception desk：来訪者や電話の用件を最初に受ける場所や担当です。
- 復唱 / read-back：聞いた内容を声に出して繰り返し、合っているか確かめることです。
第6章：マナー・接遇3―席次・慶事・弔事
- 席次 / seating order：会議などで、参加者をどの席に案内するかを決めた順や配置です。
- 上座 / honored seat：会議室などで、慣習上、来客や主賓に案内することがある席です。場面の条件を確かめて決めます。
- 下座 / seat near the entrance：会議室などで、慣習上、案内や出入りをする側が座ることがある席です。場面の条件を確かめて決めます。
- 慶事 / celebratory occasion：結婚・出産・開業など、祝いに関わる出来事です。
- 弔事 / condolence occasion：葬儀など、人の死に関わる出来事です。
- 祝意 / congratulations：慶事を祝う気持ちを表すことばや態度です。
- 弔意 / condolence：弔事に際して哀悼の気持ちを表すことばや態度です。
- 贈答 / gift giving：慶事などで、主催者や本人の希望に沿って品物を贈ることです。
第7章：技能1―社内文書・社外文書
- 社内文書 / internal business document：同じ組織の人に、連絡・依頼・報告などを伝える文書です。
- 社外文書 / external business document：組織の外の人や団体に、連絡・依頼・案内などを伝える文書です。
- 宛名 / addressee：文書や荷物を受け取る相手を示す名前や名称です。
- 件名 / subject line：文書やメールの用件を短く示す見出しです。
- 前文 / opening：社外文書で、本文の前に置くあいさつなどの部分です。
- 主文 / main text：文書で、伝えたい用件や内容を記す部分です。
- 末文 / closing：文書の終わりに置く結びの部分です。
- 添付 / attachment：メールなどに付けて一緒に送るファイルです。
- 受発信事務 / incoming and outgoing correspondence：文書を受け取り、内容・宛先を記録して担当者へ渡す仕事と、文書を発送・発信し、その送付内容や宛先を記録する仕事です。
第8章：技能2―ファイリング・資料管理
- ファイリング / filing：資料を決めた規則で分類し、見つけて使えるように保管することです。
- 索引 / index：資料の名前や分類から保管場所を探せるようにした一覧です。
- 見出し / label：資料の内容や分類を短く示す名前です。
- 貸出記録 / circulation record：資料の利用者や貸出日、返却予定日などを記録したものです。
- 保存期間 / retention period：資料を保管する期間です。期間は資料の種類や組織の規則で確かめます。
- 機密文書 / confidential document：共有相手や保管方法が決められ、管理が必要な文書です。
第9章：会議とスケジュール管理
- 議題 / agenda item：会議で話し合う内容です。
- 出席者 / attendee：会議に参加する人です。
- 会場設営 / room setup：目的や人数に合わせて会議場所や備品を準備することです。
- 所要時間 / required time：作業や会議を行うために必要な時間です。
- 議事録 / meeting minutes：会議の議題、決定事項、担当者、期限、保留事項などを記録する文書です。
- 決定事項 / decision item：会議で参加者が合意し、実行することになった内容です。
- 保留事項 / pending item：会議で結論が出ず、次に確認・検討することになった内容です。
- 予定調整 / schedule coordination：関係者の都合や会場条件を比べ、実施日時を決める作業です。
- 重複 / overlap：同じ時間や対象に、複数の予定・記録が重なっている状態です。
- リマインダー / reminder：予定や期限を思い出せるよう事前に知らせる通知です。
第10章：3級・2級の総合演習
- 場面設定 / scenario：問題や会話の状況、登場する役割、条件を示したものです。
- 条件整理 / condition analysis：問題文にある事実・希望・期限・不明点を分けてまとめることです。
- 根拠 / basis：答えや判断が正しいと説明するために示す事実や規則です。
- 消去法 / elimination method：条件に合わない選択肢を除き、答えを選ぶ方法です。
- 採点観点 / scoring criteria：答案を確認するときに見る内容や条件です。
- 答案 / answer：設問に対して書いた答えです。
- 見直し / review：答案や記録を読み返し、設問条件や必要情報と合うか確かめることです。
- 時間配分 / time allocation：試験で使う時間を問題ごとに分けて考えることです。