よく出る場面の練習問題
敬語・来客応対・電話・文書など、章で学ぶ知識を使う新しい模擬場面です。各問の答えと理由を読んで、場面の条件に合う対応を考えましょう。ここにある場面は学習用の例です。実際の職場では組織の手順を確認してください。
はじめに
1. 学習範囲を説明
場面 友人に、この本で学ぶ内容を聞かれた。
答えの例 3級・2級を中心に、仕事を支える姿勢、秘書業務、敬語、電話・来客、文書、資料、会議と予定を学ぶと伝える。
理由 本書の対象と章の流れを具体的に示せる。
2. 情報を再確認
場面 受験日程を去年のメモだけで決めようとしている。
答えの例 受験する級・方式・試験回を決め、公式の受験要項と日程を確認日とともに記録する。
理由 日程や申込条件は年度・回で更新されるため、古い記録だけでは確定できない。
3. 模擬場面を読む
場面 授業の例を見て、すべての会社で同じ手順だと思った。
答えの例 例は考え方を練習する設定だと確認し、実際の職場では組織の手順や相手の状況を確かめる。
理由 教材例と職場共通の規則を混同しないため。
4. 翻訳を扱う
場面 用語集の訳を契約書にそのまま使いたいと言われた。
答えの例 訳は暫定案であることを説明し、専門文書では分野に詳しい母語話者等に確認する。
理由 訳語の確認状態と用途の違いを明確にできる。
5. 学習記録
場面 読んだ範囲と疑問点を次の授業で共有する。
答えの例 理解した項目、確認が必要な用語、次に調べる公式資料を分けて記録する。
理由 学習済みの内容と未確認事項を区別できる。
第1章
1. 級の選択
場面 受験者が3級と2級の違いを知りたい。
答えの例 公式審査基準の級別説明を読み、初歩的業務と一般的業務の知識・技能の違いを案内する。
理由 級の説明は審査基準に基づき、独自の印象で決めない。
2. 方式の確認
場面 紙試験の日程をCBTにも当てはめようとしている。
答えの例 級と方式を確認し、紙方式の日程とCBTの会場・日時案内を別々に参照する。
理由 方式ごとに申込・実施案内が異なることがある。
3. 領域の分類
場面 「会議の準備」はどの領域か尋ねられた。
答えの例 公式基準と照合し、技能領域の会議に関する項目として説明する。
理由 試験範囲は審査基準の領域で整理できる。
4. 会社用語
場面 売上と利益を同じ意味として説明している。
答えの例 売上は販売額、利益は収益から費用を差し引いた額と説明し、例の条件も添える。
理由 売上から費用を引いた値が利益であり、同じ概念ではない。
5. 受験要項メモ
場面 日程表に級だけを書いて保存しようとしている。
答えの例 試験回、級、方式、試験日、申込期間、確認日、公式URLを記録する。
理由 後で同じ条件の情報を再確認できる。
第2章
1. 機密の誤送信
場面 宛先を確認せず、社外へ資料を送るよう頼まれた。
答えの例 資料の機密区分と宛先を確認し、疑問があれば送信前に依頼者へ確認する。
理由 機密を守り、権限のない相手への提供を防ぐ。
2. 個人情報の扱い
場面 名簿を別の目的の担当者へ転送してよいか聞かれた。
答えの例 利用目的と共有権限、組織の手順を確認し、必要最小限の範囲で扱う。
理由 情報の識別可能性だけでなく、利用目的と共有権限も確認する。
3. 判断の境界
場面 秘書の判断で契約条件を変更するよう求められた。
答えの例 自分の権限を確認し、条件変更の決定は権限者へつなぎ、依頼内容を記録する。
理由 裁量の範囲を越える決定を独断で行わない。
4. 誠実な報告
場面 期限に間に合わない可能性に気づいたが、完了後に報告するつもりだ。
答えの例 遅延の見込み、原因、影響、対応案を整理し、期限前に上司へ報告する。
理由 早い報告で選択肢を残し、事実を隠さない。
5. 守秘の会話
場面 廊下で来客の氏名と訪問目的を大きな声で話している。
答えの例 会話を止め、必要な情報だけを適切な場所・相手に伝えるよう促す。
理由 第三者に聞かれる環境では個人・業務情報を広げない。
第3章
1. 指示の確認
場面 「資料を早めに用意して」とだけ頼まれた。
答えの例 使用目的、必要な資料、提出期限、形式、確認者を質問して記録する。
理由 曖昧な指示を作業可能な条件にする。
2. 優先順位
場面 急ぎの依頼が二つ重なり、両方の期限が分からない。
答えの例 期限・影響・所要作業を確認し、優先順位が決められなければ上司へ相談する。
理由 緊急度を推測せず、条件を共有して判断を仰ぐ。
3. 進捗報告
場面 会議資料の一部が未着だが、会議は明日である。
答えの例 未着資料、入手見込み、会議への影響、代替案を上司へ早めに報告する。
理由 進捗だけでなく影響と対応案を伝える。
4. 引継ぎ
場面 担当交代で口頭の説明だけを残すことになった。
答えの例 期限、状況、関係者、保存場所、次の行動、未解決点を記録して引き継ぐ。
理由 後任が仕事を継続できる情報を明確にする。
5. 権限を越える依頼
場面 承認前の支出を確定してほしいと言われた。
答えの例 承認状況と決裁者を確認し、承認前に確定できないことを説明して上司へつなぐ。
理由 補佐の役割と決定権限を区別する。
第4章
1. 上司の行為を伝える
場面 来客に上司が会議室へ行ったと伝える。
答えの例 「田中は会議室へ参りました」と、自分側の行為を聞き手に丁重に述べる。
理由 自分側の行為に謙譲語IIを用いる場面である。
2. 来客への案内
場面 来客に部長が到着したことを伝える。
答えの例 「部長がお見えになりました」と、話題の人物である部長を高める。
理由 部長の行為を高めるため尊敬語を使う。
3. 訪問を申し出る
場面 取引先に自分が資料を持参すると伝える。
答えの例 「資料をお持ちします」と、自分側の行為を相手に向けて述べる。
理由 相手を立てる向かい先がある謙譲語Iの例である。
4. 二重敬語の確認
場面 「お読みになられましたか」と案内文に書かれている。
答えの例 「お読みになりましたか」に直し、尊敬の形を一つに整える。
理由 敬語形式を重ねず、自然で分かりやすい表現にする。
5. 表現の場面選択
場面 同僚に「ご覧になりました」と自分の行為を報告している。
答えの例 「資料を拝見しました」と自分の行為をへりくだって伝える。
理由 話題の人物を高める形と、自分側の行為を述べる形を分ける。
第5章
1. 電話の名乗り
場面 会社名を聞き取れず、相手はすぐ用件に進もうとしている。
答えの例 名乗りをもう一度お願いし、会社名・氏名・用件を復唱して確認する。
理由 聞き違いを残さず、取次ぎに必要な情報を確認できる。
2. 保留の長期化
場面 担当者を探すため、無言のまま電話を保留している。
答えの例 保留する旨を伝え、長引く場合は戻って状況を説明し、待つか折返しかを尋ねる。
理由 相手を放置せず、待ち時間の選択肢を示す。
3. 不在時の伝言
場面 相手が急ぎの伝言を頼み、電話番号を言った。
答えの例 氏名・連絡先・用件・希望時刻を復唱し、担当者へ記録して渡す。
理由 重要事項を復唱し、伝達漏れを減らす。
4. 来客の予定外訪問
場面 予約のない来客が担当者との面会を求めている。
答えの例 氏名・会社・用件を伺い、担当者の予定と組織の受付手順を確認して待ち方を案内する。
理由 即答を避け、予定と受付手順に沿って対応する。
5. 取次ぎの確認
場面 同じ名字の社員が二人いて、どちら宛てか不明だ。
答えの例 部署や用件を丁寧に尋ね、該当者を特定してから取り次ぐ。
理由 推測でつながず、本人識別に必要な情報を確かめる。
第6章
1. 応接室の席次
場面 来客二人を案内する席が入口から遠い席と近い席に分かれている。
答えの例 部屋の配置と組織の慣例を確認し、一般的な例では入口から遠い席を上座として案内する。
理由 席次は部屋の条件・慣例を確認して決める。
2. 車の座席
場面 運転手付きの車で来客の席を決める。
答えの例 車種・乗降口・同行者を確認し、教材の基本例を参考にしつつ本人の希望も確かめる。
理由 車の席次には条件差があり、例を機械的に適用しない。
3. 弔意の伝え方
場面 相手の宗教や希望を知らず、慶弔用品を手配する。
答えの例 宗教・地域・本人の意向と社内手順を確認してから手配する。
理由 慶弔の形式は一律ではなく、確認を先に行う。
4. 贈答の辞退
場面 先方から贈答を辞退する連絡があった。
答えの例 辞退の意向を受け止め、社内規程と上司の指示を確認して返答する。
理由 慣習より相手の意思と組織規程を優先する。
5. 来客の案内
場面 複数の来客を会議室へ案内する。
答えの例 参加者・役職・会議の目的を確認し、席順を決めてから簡潔に案内する。
理由 人物関係と会議条件を把握して席次を整える。
第7章
1. 社外文書の宛名
場面 案内状の宛名に部署名しか分からない。
答えの例 相手先に宛名表記を確認し、組織の指定形式で会社名・部署名・氏名等を整える。
理由 宛名の誤りを防ぎ、相手先の正式表記に合わせる。
2. 依頼文の構成
場面 依頼の目的と希望日が本文の最後に埋もれている。
答えの例 件名で用件を示し、前文の後の主文に依頼内容・期限・回答方法を明記する。
理由 読み手が要件と次の行動を把握しやすい。
3. 添付漏れ
場面 メール本文に「資料を添付」とあるがファイルが付いていない。
答えの例 送信前に添付ファイル名と本文の記載を照合し、添付してから宛先も確認する。
理由 本文と添付の一致を送信前に確認する。
4. 文書の送付
場面 機密を含む文書を普通郵便で送ろうとしている。
答えの例 機密区分、送付先、受渡し方法の社内規程を確認し、適切な方法を選ぶ。
理由 文書の性質と組織の受発信手順に合わせる。
5. 季節の挨拶
場面 古い例文の時候表現を別の季節の文書に転用する。
答えの例 送付時期と相手先の状況を確かめ、不要なら挨拶を簡潔にする。
理由 時候表現は時期や相手に合わせる学習例で、固定文ではない。
第8章
1. 分類記号
場面 共有資料の分類名が担当者ごとに違う。
答えの例 分類基準を確認し、共通の見出し・索引語を使って登録する。
理由 検索時のばらつきを減らせる。
2. 貸出管理
場面 機密文書を持ち出す人が貸出記録を残していない。
答えの例 持出権限を確認し、利用者・文書・日時・返却予定を記録する。
理由 所在と返却状況を追えるようにする。
3. 保存期間
場面 保存期限を過ぎた文書を見つけた。
答えの例 保存規程と廃棄承認の有無を確認し、独断で削除せず担当者へ報告する。
理由 保存期間と廃棄手続を守る。
4. 版の取り違え
場面 会議に旧版の資料を配りそうになった。
答えの例 版番号・更新日・保管場所を照合し、最新の承認済み版を配布する。
理由 資料の版と承認状態を確認して誤配布を防ぐ。
5. ファイルの返却
場面 貸出資料の返却先が分からない。
答えの例 管理台帳と分類ルールを確認し、元の場所へ戻した後に貸出記録を更新する。
理由 元の位置と記録の両方を一致させる。
第9章
1. 議題の整理
場面 会議案内に「報告」とだけ書かれている。
答えの例 議題、目的、担当者、決めたい事項を確認して案内に反映する。
理由 参加者が準備でき、会議の到達点を共有できる。
2. 出席者の調整
場面 必須参加者の予定が合わず候補日が複数ある。
答えの例 必須者と任意者を確認し、候補日ごとの参加可否を整理して決定者へ報告する。
理由 参加の必要性を分けて日程判断を支援できる。
3. 会場設営
場面 参加人数が増えたが会議室の席数が足りない。
答えの例 人数・設備・資料・安全な動線を確認し、会場変更か参加方法の調整を相談する。
理由 会議の条件に合う会場を準備する。
4. 議事録の確認
場面 会議中に決定事項と保留事項が混在した。
答えの例 議題ごとに決定内容、担当者、期限、保留理由を確認して記録する。
理由 決定と未決を分け、実行担当を明らかにする。
5. 予定の重複
場面 上司の予定表に同じ時刻の予定が二件ある。
答えの例 主催者・場所・所要時間・移動条件を確認し、上司へ重複と調整案を報告する。
理由 独断で予定を消さず、条件を示して判断を仰ぐ。
第10章
1. 複合場面の整理
場面 来客会議の直前に資料の誤記と予定変更が見つかった。
答えの例 誤記の範囲、配布先、会議時刻を確認し、上司へ影響と修正手順を報告する。
理由 文書確認と予定調整を同時に扱い、影響を共有できる。
2. 優先順位の説明
場面 電話、来客、期限付き文書が同時に発生した。
答えの例 安全・相手の待ち状況・期限・権限を整理し、対応順を決め、必要なら応援を依頼する。
理由 複数条件を比べ、独断で重要案件を放置しない。
3. 答案の根拠
場面 選択問題で迷い、雰囲気だけで選ぼうとしている。
答えの例 設問条件を分け、関係する規則や目的を根拠に選択肢を比較する。
理由 答えを本文知識と条件に結び付けられる。
4. 試験情報の確認
場面 過去に記録した試験時間を今回も使おうとしている。
答えの例 今回の級・方式・試験回の公式案内を確認し、確認日付きで記録し直す。
理由 受験制度の数値を最新の条件で扱える。
5. 業務の振り返り
場面 練習後に正誤だけ記録して終わろうとしている。
答えの例 誤答の根拠、見落とした条件、次に確かめる知識を一つずつ記録する。
理由 誤りの原因に合わせて復習できる。